Digital struktur för mindre företag

Introduktion

I småföretag finns alltid viljan att växa och synas, men sällan räcker tiden till för att tänka på IT-strukturen. Det leder ofta till att saker och ting hamnar lite överallt. Dokument sparas lokalt, lösenord på vift, backuper glöms bort och nya konton eller tjänster sätts upp utan någon tydlig plan för vem som ansvarar för vad.
Vi ser det ofta. Små misstag som inte märks förrän något går fel, filer försvinner, någon slutar eller viktig information blir svår att hitta.

Hitta ordning i det digitala

Hos många växer idéer kring digitala system och lösningar fram snabbt. Det är självklart positivt när saker och ting går framåt och börjar röra på sig, men oftast sker det faktiskt utan tydlig struktur.
Dokument hamnar lite överallt, konton skapas utan plan och det är svårt att veta vem som har tillgång till vad. Det gör att viktig information lätt kan försvinna eller bli rörig, och det blir även svårt att hålla koll på om någon slutar eller projekt byter ägare.

Skulle det ske något oväntat och man saknar kontroll kan det leda till allvarliga konsekvenser för företaget, och det blir väldigt mycket dyrare när desperata lösningar måste tas fram.

Tips: Ha enkla rutiner, det är oftast inte svårare än så. Bestäm vem som ansvarar för olika dokument och tjänster, rensa gamla konton och organisera lösningar på ett sätt som är logiskt och lätt att följa.
Ta någon extra dag i månaden och följ upp! Molnlösningar, filstruktur, lösenordshanterare, prenumerationer, konton på sociala medier, kunddata....
Listan går att göras lång, men små förändringar i det digitala träsket sparar mycket tid och frustration för framtiden.

Exempel på verktyg och lösningar vi rekommenderar och använder:
- Bitwarden för att hålla lösenord säkra och unika.
- Dropbox, Google Drive eller OneDrive för att samla/dela dokument och filer på ett strukturerat sätt.
- Centrala servicekonton för att ha koll på alla företagskonton, prenumerationer och sociala medier.

Avslutning

Genom att lägga några timmar i månaden på digital struktur och säkerhet skapas ordning som gör vardagen smidigare, minskar riskerna och framförallt sparar tid för det som verkligen driver företaget framåt. Små åtgärder idag kan bli stora vinster imorgon.